Kritériá úspešnosti riešenia projektu
Prvou a základnou podmienkou úspešného riešenia akéhokoľvek projektu je presná špecifikácia globálneho cieľa projektu. Len na základe jeho jednoznačnej formulácie je možné pristúpiť k jeho dekompozícii na čiastkové ciele, vypracovať zodpovedajúcu metodiku, určiť postup riešenia projektu, ktorý zabezpečí splnenie stanovených cieľov.
Považujeme za vhodné upozorniť na niektoré ďalšie skutočnosti, ktoré možno zaradiť medzi kritériá úspešnosti riešenia a ktoré je nevyhnutné mať na zreteli pri riešení, prezentácii a implementácii projektu. Nasledujúce formulácie sú síce do značnej miery všeobecné, ale určite sa ich obsah dá účelne konkretizovať v priebehu každého riešenia.
Pri analýze, modifikácii, resp. budovaní organizačnej štruktúry je potrebné si uvedomiť, že budúcnosť patrí dynamickým, adaptabilným a pružným typom organizačných štruktúr (ich konkrétnym typom sa budeme venovať v nasledujúcich príspevkoch), ktoré umožňujú aplikovať moderné požiadavky na riadenie. Medzi ne možno zaradiť tendenciu prechodu od hierarchických k plošným typom organizačných štruktúr. Akceptácia tejto skutočnosti by sa mala premietnuť do redukcie hierarchických úrovní riadenia, čo odstraňuje zložité vertikálne informačné toky. Jednou z ciest naplnenia tejto požiadavky je decentralizácia kompetencií, zodpovedností a rozhodovacích právomocí. Oproti procesu decentralizácie stojí proces integrácie v oblasti prístupu a využívania informácií. Tento proces podporuje efektívne navrhnutý informačný systém, zvyčajne realizovaný v prostredí počítačových sietí.
Pri identifikácii existujúcich procesov, ich ohraničení, určovaní väzieb medzi nimi a oceňovaní ich strategického významu je nevyhnutná koncentrácia pozornosti na prioritné (primárne) procesy.
[quote align=“center“ color=“#999999″]
Atribútom týchto procesov je, že sú pre úspešné plnenie komplexného procesu rozhodujúce. Bez spomínanej koncentrácie pozornosti na ne obyčajne dochádza k zbytočnému plytvaniu úsilia venovaného tvorbe projektu. Pomôckou v orientácii sa v procesoch môže byť nasledujúci obrázok.
[/quote]
Kvadrant A reprezentuje procesy, ktoré sú síce vysoko strategické, ale priamo sa nepodieľajú na vytváraní ekonomického efektu. Tieto procesy nepatria medzi primárne procesy. Ich existencia je však nevyhnutnou podmienkou existencie a prevádzkyschopnosti firmy a sú s primárnymi procesmi organicky späté.
Procesy v kvadrante B spĺňajú požiadavku najvyššieho strategického významu a súčasne najväčšou mierou prispievajú k ekonomickému efektu firmy. Ich optimalizácia radikálne vplýva na nákladovosť realizovaných výkonov a poskytovaných služieb. Sú to jednoznačne primárne procesy.
Do kvadrantu C možno zaradiť procesy s nízkym strategickým významom, ktoré ale na druhej strane môžu prinášať vysoký ekonomický efekt. Sú to náhodné procesy, týkajúce sa výkonov a služieb, ktoré nie sú zaradené do základného firemného portfólia, ale firma ich môže poskytovať, ak to neohrozí jej základné poslanie.
Kvadrant D reprezentujú všetky podporné procesy kompletizujúce základný globálny proces. Aj napriek ich nízkemu strategickému významu a nízkemu nepriamemu vplyvu na celkový ekonomický efekt (len znižovaním nákladov na vlastný priebeh) sú pre firmu neodmysliteľné.
Pri formulácii návrhov riešenia musia byť akceptované základné princípy ich vhodného prezentovania tým pracovníkom, ktorých sa riešenie týka. Návrhy musia byť zamerané na problémy, nie na osoby. Formulácie musia byť popisné, nie hodnotiace a ich obsah musí byť konkrétny, bez zastierania skutočností nejasným zovšeobecňovaním. Nedodržiavaním spomenutých princípov sa riešitelia a manažment aplikácie projektu vystavujú nebezpečenstvu, že zamestnanci sa návrhmi riešenia môžu cítiť ohrození, čo môže viesť k zbytočnému vynakladaniu energie zamestnancov na budovanie vlastnej obrany, takže sa len málo venujú obsahu návrhov.
Peter Dobák
odborný poradca a konzultant
office@veldan.sk