Zmena verzus informačno-komunikačné technológie (IKT)
Hneď v prvom z článkov série týkajúcej sa organizačných zmien firmy sme uviedli myšlienku, že firmy, ktoré chcú byť úspešné, konkurencieschopné a prosperujúce, musia mať predovšetkým vybudovanú kvalitnú organizačnú a informačnú základňu, ktorá im pomôže rýchle sa prispôsobovať meniacim sa podmienkam trhu.
Naše úvahy sa v ďalších článkoch uberali smerom k otázkam organizačných zmien. V žiadnom prípade sme tým nechceli podceniť význam informačnej základne reprezentovanej používanými IKT, prevádzkovaným informačným systémom a metodikou získavania, evidencie, spracovania, využívania a archivácie informácií, resp. údajov, poznatkov, analytických výstupov, prehľadov a pod. Význam správne organizovaných a efektívne spracovávaných informácií postupne narastá v procese vnútorného vývoja firmy, ktorý je spojený s potenciálnymi krízami (pozri článok Vnútorný vývoj firmy – potenciálne krízy, PL č. 3/2009). Sprievodným znakom krízy manažmentu je nezdravá centralizácia informácií. Kríze autonómnosti predchádza informačná presýtenosť manažmentu. Kríza riadenia nastáva v okamihu straty kontroly nad informáciami o rozhodnutiach nižších článkov riadenia atď. Medzi myšlienkami publikovanými v predchádzajúcich v minulých článkoch bolo zdôraznené, že:
- jedným z kritérií úspešnosti riešenia otázok organizácie a riadenia je redukcia hierarchických úrovní riadenia, čo odstraňuje zložité vertikálne informačné toky
- cestou splnenia tohto kritéria je decentralizácia kompetencií, zodpovedností a rozhodovacích právomocí.
[quote align=“center“ color=“#999999″] Oproti tomuto procesu decentralizácie však musí stáť proces integrácie v oblasti prístupu a využívania informácií. [/quote]
Tento proces podporuje efektívne navrhnutý informačný systém. Jedným zo základných cieľov organizačných zmien je vytvorenie vhodného prostredia pre efektívnu funkčnosť informačného systému. Dnes sa pri návrhu a implementácii informačného systému nehovorí len o otázkach hardwaru a softwaru, ale pristupuje k nim aj otázka tzv. orgwaru, ktorá nastoľuje problém vplyvu hardwaru a softwaru na organizáciu a riadenie firmy.
Na začiatku tretieho tisícročia je zbytočné zdôrazňovať nevyhnutnosť existencie informačných systémov a význam využívania IKT, ktoré znásobujú služby internetu, expanzia elektronického obchodovania, bankovníctva a využívania elektronických služieb e-Governmentu pri komunikácii s orgánmi štátnej správy (daňové úrady, sociálne a zdravotné poisťovne). Stručne povedané – využívanie IKT a implementácia firemného informačného systému je podmienkou, bez ktorej to už nejde. Na druhej strane treba poznamenať, že využívanie IKT a prevádzka informačného systému sú nevyhnutnou, nie však postačujúcou podmienkou prosperity firmy a ich implementácia nie je „čarovným prútikom“. Prevádzkovanie akokoľvek kvalitného informačného systému v nevhodnom prostredí firmy je málo účinné a zbytočne finančne náročné. Len informačný systém implementovaný do vhodného organizačného prostredia dokáže pozitívne ovplyvniť ekonomické ukazovatele firmy, poskytnúť rýchle a presné informácie pre jej riadenie a vytvoriť strategické predpoklady pre jej ďalší rast.
Vzťah organizácie, riadenia a IKT
Ako na to? Precízne vybudovať organizačnú základňu a do nej implementovať informačný systém, alebo implementovať informačný systém a jemu prispôsobiť organizáciu firmy? Obe cesty sú schodné, ale pri oboch treba mať na zreteli, že prevádzka informačného systému musí prispievať k zvýšeniu transparentnosti interných procesov, k skvalitneniu a zrýchleniu spracovania podkladov pre riadenie, a že včasné a presné informácie sú rozhodujúcim faktorom pre riadenie.
Čím viac sú informácie oneskorené, tým menšia je ich použiteľnosť. Jednou z podmienok výberu informačného systému je, aby zabezpečoval aktuálnosť informácií tým, že poskytne nástroje evidovania (vstupu) informácií na mieste ich vzniku a nie tam, kde sa spracovávajú. Tento problém vzniká, ak sa musia niektoré informácie spracovávať manuálne, alebo ak implementované IKT nie sú integrované a funkcionalita informačného systému nepokrýva celý výrobno-obchodný proces.
Dve cesty – jeden cieľ
Prvá cesta (organizácia a riadenie -> IKT) zaručuje plnú aplikáciu definovaných princípov organizácie a riadenia firmy. Je však zvyčajne finančne náročnejšia, pretože niektoré moduly informačného systému je potrebné naprojektovať tak povediac „na zákazku“. Návratnosť investície je ale rýchlejšia ako pri opačnom postupe a kvalita vyššia. Negatívom sa môže zdať, že takýto postup je pomalší, ale pre úspech celého projektu to nie je podstatné.
Pri aplikácii druhej cesty (IKT -> organizácia a riadenie) je mimoriadne dôležité mať pri výbere informačného systému a nástrojov IKT na zreteli požiadavky, predstavy a princípy organizácie a riadenia firmy a byť vyzbrojený schopnosťou odolať komerčnému tlaku potenciálneho dodávateľa.
V prospech tejto cesty hovorí nižšia finančná náročnosť a dnešná kvalita IKT, ktoré poskytujú široký priestor na kustomizáciu (plnenie požiadaviek používateľa) a majú schopnosť monitorovať procesy workflow akceptovaním vzájomných organizačných prepojení jednotlivých organizačných útvarov zúčastňujúcich sa na výrobno-obchodnom procese firmy.
Peter Dobák
odborný poradca a konzultant
office@veldan.sk