Maratón menom PR – 5. časť

Ak hovoríme o hodnotách, ktoré sú pre firmu typické, zdieľané väčšinou zamestnancov, teda o tom, čo sa vo firme akceptuje a je považované za žiaduce, hovoríme o firemnej kultúre. Ide najmä o štýl riadenia a spôsob komunikácie, pracovné i mimopracovné správanie, podávaný výkon a vzťah zamestnancov k vedeniu. Na jej úroveň však vplývajú i ďalšie činitele, ako estetickosť pracovného prostredia, technická vybavenosť a ďalšie faktory.

Firemná kultúra je teda súhrnom toho, ako firma naozaj funguje, do akej miery sa vedeniu podarilo zamestnancov získať pre zámery a ciele a presadiť firemnú identitu. O vytváranie harmonickej rovnováhy vnútorného prostredia a sociálno-psychologickej motivácie zamestnancov sa preto firmy často snažia prostredníctvom sociálnych a zdravotných programov, psychologického rozvoja, možnosťami zvyšovania kvalifikácie, motivačnými programami, ekonomickým zvýhodnením a v prvom rade informačným zabezpečením.

Komunikačné vzťahy vo vnútri firmy

Súčasťou marketingového riadenia je aj úloha všímať si vzťahy a komunikáciu vo vnútri firmy, či už medzi vedením a zamestnancami alebo medzi jednotlivými útvarmi. Spolu s firemným imidžom a kultúrou patria totiž k faktorom vplývajúcim na motiváciu zamestnancov. Zamestnanci sú naozaj zvedaví na to, čo povedal ich šéf v médiách, aké nové produkty bude firma vyrábať a ako sú noví kolegovia spokojní na pracovisku. Na takéto otázky je potrebné odpovedať, pretože patria k životu firmy a vytvárajú spoločnú identitu. Patrí sem však i komunikácia s odbormi, akcionármi a orgánmi vedenia firmy.
Formálna komunikácia vo vnútri firmy hovorí o spôsobe prenášania informácií v oboch smeroch (zhora nadol aj zdola nahor) a tiež o spôsobe spolupráce oddelení medzi sebou (horizontálna či diagonálna komunikácia). Ak je komunikačný tok len jednosmerný, dochádza k pocitu nedôvery voči vedeniu. Ak nemajú zamestnanci možnosť vyjadrovať svoje názory a zúčastňovať sa tak na rozhodovaní, klesá ich spokojnosť, iniciatíva aj výkony. Morálku zamestnancov ovplyvňuje, či majú dostatok informácií potrebných k výkonu svojej funkcie, či sú včas a pravdivo informovaní o dianí vo firme, o jej postavení na trhu.
Neformálna komunikácia zasa vychádza z osobných kontaktov zamestnancov. Jej pomocou si utvárajú a vyjasňujú názory a postoje ku všetkému, čo sa vo firme deje. Aj jej prostredníctvom sa môžu vo firme šíriť informácie, ktoré majú schopnosť jej chod významne ovplyvniť (fámy, poplašné správy). Zároveň tu hrozí riziko, že pokiaľ sami zamestnanci nešíria vo svojom okolí dobré meno firmy, ani dobre nastavená komunikačná kampaň nemusí byť dostatočne efektívna. Preto je dobré, aby sa vedenie naučilo využívať aj tento druh vnútrofiremnej komunikácie a osvojilo si aj nenásilné nástroje na jej riadenie.

Efektívne informačné nástroje

Pre zabezpečenie vnútrofiremnej komunikácie sa preto využívajú rozmanité nástroje:

  • štruktúrované porady
  • stretnutia vedenia s lídrami a zamestnancami
  • návrhy a hodnotenie kolektívnych zmlúv
  • kvalifikačné a hodnotiace pohovory, skupinové pohovory
  • obežníky, listy riaditeľa, výročné správy
  • firemné časopisy, televízia a pod.
  • nástenné noviny, infokiosky, svetelné panely, steny a pútače
  • boxy na otázky a sťažnosti
  • dni otvorených dverí
  • firemné večierky, výročné slávnosti, športové dni
  • darčeky k osobným sviatkom, sociálna výpomoc
  • a rôzne iné.

Dobre vedená interná komunikácia prináša mnohonásobný profit:

  • zdieľanie skúseností, know-how
  • zužuje sa väzba spolupracovníkov a rastie ich motivácia
  • znižuje sa pracovný stres a chorobnosť, rastie radosť z práce
  • zamestnanci vedia, že ich vlastná práca je cennou súčasťou celku
  • že ich námety budú vypočuté
  • zväčšuje sa aj externá informovaná skupina (rodinní príslušníci, priatelia zamestnancov a pod.

Ako riešia koniec roka najlepší zamestnávatelia v Českej republike? Víťaz rebríčka Sodexo Zamestnávateľ roka 2010, firma AGC Flat Glass CR, organizuje tradičný vianočný koncert pre viac ako tisíc zamestnancov. V T-Mobile usporiadajú večierok pre tritisíc zamestnancov. Aj keď do roku 2008 organizovali aj letné party pre zamestnancov, ktoré sa už dnes nekonajú, vianočný večierok je tradícia, ktorej sa nechcú vzdať. Naopak Škoda Auto, druhý najlepší zamestnávateľ, si vianočný večierok nedopraje, každoročne však v tomto čase realizuje benefičný koncert v priestoroch Škoda Auto Muzea. Rovnakou cestou, skôr v znamení dobročinnosti než hojnosti, sa vydala aj Telefónica O2. Minulý rok prebehli v dvanástich budovách O2 v celej ČR trhy chránených dielní a výrobkov Fair Trade, ktoré Nadácii O2 priniesli viac ako 330 tisíc Kč.

Moderné komunikačné cesty

Okrem často využívaných klasických komunikačných ciest, prostredníctvom osobných a telefonických kontaktov a písomnej a elektronickej pošty, dnes firmy využívajú aj viacero sofistikovaných komunikačných kanálov. Najmä vo väčších spoločnostiach sa pre internú komunikáciu uplatňujú siete Intranet a Extranet. Intranet napr. slúži na komunikáciu pobočiek s materskou spoločnosťou. Je bankou informácií pre zamestnancov, centrála týmto kanálom obvykle zabezpečuje aj „komunikáciu pre komunikáciu“ – z tohto zdroja pracovníci komunikačného oddelenia čerpajú tlačové informácie, fotodokumentáciu atď., určené pre ich prácu s médiami.

Extranet môže poslúžiť ako pracovná pomôcka pre regionálnych zástupcov. Avíza o nových informáciách, pridávaných do siete, sa ešte obvykle rozosielajú účastníkom prostredníctvom elektronickej pošty. Obe siete ponúkajú zamestnancom a spolupracovníkom firmy množstvo triedených údajov a kontaktov, slúžiacich na rýchlu orientáciu a efektívne získavanie informácií, nevyhnutných k ich každodennej práci, príp. dokážu i odhaľovať súvislosti a vzťahy vo firemných záznamoch. Terénnym pracovníkom, ktorí potrebujú rýchlo, flexibilne a geograficky neobmedzene komunikovať s centrálou v reálnom čase, možno zabezpečiť prístup do sietí prostredníctvom špecializovaných aplikácií pre bežné smartphony, mobilné terminály či iné zariadenia, využívané v prevádzkach či v skladoch. Ani tieto moderné kanály však nie sú vždy schopné dostatočne zabezpečiť napĺňanie komunikačných cieľov. Aj preto sú dlhodobo obľúbeným a často využívaných nástrojom v pôsobení na zamestnancov, ich rodiny, zákazníkov ale i širokú verejnosť najmä firemné noviny a časopisy.

Príklad z praxe

Problém zabezpečenia internej komunikácie riešila i automobilka Seat. Kým manažment mal prístup k manažérskym informáciám a spolu so zamestnancami pracujúcimi v kanceláriách aj k e-mailovej komunikácii a intranetu, problémom bolo, že takmer dve tretiny zamestnancov vôbec nemali prístup k elektronickým médiám. Cieľom bolo poskytnúť všetkým, viac ako 13-tim tisícom, zamestnancom prístup ku kľúčovým informáciám za účelom zvýšenia ich motivácie, hrdosti na príslušnosť k spoločnosti a konsolidácie firemnej kultúry. Preto bolo potrebné vytvoriť nový komunikačný kanál. Tým sa stal týždenník vydávaný každý pondelok, v elektronickej aj v printovej podobe SEAThoy, distribuovaný prostredníctvom displejov na 11-tich vstupných bránach. SEAThoy ponúka sumár z predchádzajúceho týždňa, prehľad budúceho týždňa, mix najdôležitejších informácií zo všetkých oddelení firmy i príspevky zamestnancov. Pre potreby magazínu bola vytvorená sieť interných korešpondentov zo všetkých oddelení firmy a jeho uvedeniu predchádzala interná kampaň.

Riadiť znamená komunikovať

Ak začnete aj vy premýšľať nad tým, ako vyriešiť internú komunikáciu vo vašej firme, je dobré si vopred uvedomiť, že v skutočnosti asi len 15 % z nej sa realizuje prostredníctvom nástrojov, ako sú intranet, firemný časopis, stretnutia s vedením a podobne. Agentúra Melcrum vo svojom európskom výskume uvádza, že kľúčové informácie k zamestnancom plynú takmer v 85-tich percentách po manažérskej línii. Výskum teda potvrdzuje, že interná komunikácia je predovšetkým funkciou riadenia a od samotného zavedenia jej nástrojov vo firme nemožno očakávať, že nahradia kompetencie manažérov. Avšak ak tí sú schopní a ochotní komunikovať, môžu ich v ich úsilí vhodne podporiť.

Mgr. Martina Dimová

Komentovať

5 × 2 =